Nhắc tới OpenOffice người ta nghĩ
ngay đến việc được sử một bộ công cụ văn phòng mạnh và hoàn toàn miễn phí. Tuy
nhiên trong quá trình làm quen với nó thì người sử dụng vẫn chưa khai thác hết
các tính năng mới, và còn vướng mắc những điều khó chịu. Chúng ta cùng điểm qua
một số và cách thức giải quyết.
1.
Chỉnh sửa 2 hoặc nhiều phần của tài liệu cùng một lúc:
Microsoft Office có tính năng chia
tài liệu một cách thuận tiện ( nifty split-window feature), có thể chia cửa sổ
làm việc ra làm đôi, để cùng lúc chỉnh sửa trang 5 và trang 150 nào đó tùy ý,
mà không phải cuộn con chuột lên xuống.
OpenOffice không có tính năng này, mà nó cung cấp cho bạn một tính năng thậm
chí tốt hơn. Click vào menu Window>New Window để mở thêm một cửa sổ mới,
chúng sẽ cùng hiển thị tài liệu bạn đang làm việc. Bạn có thể mở bao nhiêu cửa
sổ tùy thích, và yên tâm rằng, sự chỉnh sửa trên mỗi cửa sổ sẽ được cập nhật
ngay lập tức tới tất cả các cửa sổ còn lại.
Để sắp xếp các cửa sổ trên cho có trật tự thì vào View>Toolbars hoặc click
chuột phải nút OpenOffice.org trên thanh taskbar.
Window>New Window để mở nhiều cửa sổ của cùng một tài liệu
2.
Sử dụng OpenOffice để làm việc với các định dạng cũ:
Trong quá khứ, những phiên bản cũ
của Microsoft Office đã không thể mở nhiều loại tài liệu thông dụng, bởi
Microsoft độc quyền trong kinh doanh. Còn phiên bản hiện tại của Ms Office thì
không mở được các định dạng cũ, bao gồm cả những định dạng cũ của chính
Microsoft như Word 6.0.
Ngược lại, OpenOffice có thể làm việc với các món "cổ vật", kể cả các
phiên bản cũ của Word (hỗ trợ đến Word 6.0). Ngoài ra nó có thể mở các định
dạng WordPerfect, bao gồm cả những file được tạo bởi WordPerfect trên máy
Macintosh 3.5.
Có một điều khó hiểu ở đây là: ít nhất có một định dạng không được hỗ trợ nhưng
vẫn hiện ra trong mục File>Open. Ví dụ, nó có đề "Microsoft WinWord
5.0," nhưng lại không hỗ trợ định dạng này. Nói chung là OpenOffice sẽ bỏ
qua những định dạng của Word từ 2.0 đến 5.0.
Khá nhiều định dạng mới và cũ được hỗ trợ. Nhưng không làm việc với Winword 5.
3. Chơi game kinh điển Space Invaders
(còn gọi là game "Bắn ong", "Bắn ruồi")
Mở chương trình Calc (bảng tính của
OpenOffice, tương đương với Excel), và gõ lệnh sau vào bất cứ ô nào:
=GAME("StarWars")
Tèn ten.. một hạm đội quỷ không gian xuất hiện... Nào! Hãy bắn hạ bọn chúng
(shoot-'em-up!!).
Game Bắn ong kinh điển của thập niên 90
4.
Tắt bóng đèn nhấp nháy:
Mặc định thì một cửa sổ có bóng đèn
nhấp nháy sẽ xuất hiện khi OpenOffice nhận thấy bạn gõ không chính xác, ví dụ:
thay hai dấu gạch nối bằng dấu gạch ngang. Sự trợ giúp này khá hữu ích, tuy
nhiên nó hơi "nhiều chuyện". Để tắt nó đi, bạn hãy vào
Tool>Option, ở cây thư mục bên tay trái OpenOffice.org>General, bỏ dấu
chọn của Help Agent.
Bỏ chọn mục Help Agent để tắt bóng đèn nhấp nháy
5.
Tắt chức năng kiểm tra lỗi chính tả.
Thật phiền phức khi mình thì gõ
tiếng Việt mà OpenOffice lại bắt lỗi tiếng Anh. Kết quả là hiện ra những vết
gạch chân màu đỏ trông rối mắt.
Để tắt chức năng này: Tool>Option>Languages Setting>Writing Aids bỏ
chọn mục "Check Spelling as you type"
Tắt kiểm tra lỗi chính tả
6.Tạo
các đoạn chú thích bằng dấu nháy đơn:
Khi gõ dấu nháy kép (") thì
OpenOffice sẽ tự động tạo các mở đầu và kết thúc trông thật là trực quan. Nhưng
khi bạn muốn tạo các đoạn chú thích bằng dấu nháy đơn (') thì nó chỉ hiện ra
một nét dọc, như 'Hello' chẳng hạn.
Để dấu nháy đơn cũng có mở đầu và kết thúc (như trong hình minh họa dưới đây)
thì vào mục Tool>Auto Corect>Custom Quote. Đánh dấu chọn mục Replace của
Single Quotes.
Chú thích bằng dấu nháy đơn
7.
Tùy chỉnh mặc định cho việc lưu văn bản:
Mặc định thì OpenOffice lưu bằng
định dạng riêng của họ, và khi người khác sử dụng Microsoft Office thì không mở
được file đó. Bạn sẽ tự nhắc nhở mình là phải vào Save as..., rồi cuộn menu để
chọn định dạng phù hợp với MS Office, cứ như thế thì thật bất tiện!
Để thay đổi mặc định, bạn hãy vào Tool>Option, vào mục Load/Save>General.
Thay đổi ở 2 ô sau: Document Type (loại tài liệu) và Alway save as (tương ứng
với định dạng file chọn làm mặc định).
Ví dụ: Text Document tương ứng với Microsoft Word 97/2000/XP. Chọn OK thì từ
nay trở đi khi bạn save văn bản thì mặc định sẽ là file .doc (để MS Word
97/2003 và 2007 có thể đọc được).
Chú thích: Spreadsheet- file bảng tính như của Excel; Presentation- file trình
diễn như PowerPoint
Thay đổi định dạng mặc định cho các loại file văn bản, bảng tính, trình chiếu
..v.v...
OpenOffice còn có thể tạo các công thức toán học và xuất văn bản dưới dạng sách
điện tử PDF mà không phải cài thêm phần mềm bổ sung nào
Kết
luận
Phần mềm nào cũng có những điểm mạnh
và điểm yếu. Với OpenOffice, bạn không phải trả một xu nào cả, nhưng những gì
nó mang lại thật là nhiều. Xu hướng của thế giới và Việt Nam là cắt giảm chi
phí trong kinh doanh. Nắm vững OpenOffice là một cách để bạn hội nhập tốt hơn.
Nguồn: Thongtincongnghe
Tiêu đề: 7 điều cần biết về OpenOffice 
Mon Sep 21, 2009 8:49 am
